Всичко за категориите Outlook

• Април 16, 2024

Използването на категории е чудесен начин да поддържате добре организираната си среда на Outlook, без да създавате безброй папки. Използвайки категории, можете да запазите всички елементи в една папка, но групирате като елементи заедно по категории (с изключение на елементите по имейл). След като категориите са определени, можете също да намерите, сортирате и филтрирате елементи по категории. Например: Може да имате колекция от имейли (изпратени и получени), контакти, задачи, срещи и бележки, свързани с един и същ проект. С категории можете да ги издърпате всички заедно, за да разгледате голямата картина.

Основната категория
Outlook съдържа списък на основните категории по подразбиране, към който можете да добавите свои собствени категории според вашите лични нужди. Можете да намерите списъка на главните категории под командата Меню Редактиране / Категория. Използвайте бутона Основна категория в прозореца Категория, за да добавяте и премахвате категории в списъка Основна категория. Когато премахнете категория от списъка Основна категория, елементите, които са били присвоени на тази категория, остават непроменени. Можете да продължите да групирате тези елементи, като използвате изтритата категория.

Добра практика е да присвоите една или повече категории към вашия елемент в Outlook, като изберете категорията от списъка с основни категории. Можете просто да напишете категория в полето на категорията на вашия артикул, но най-вероятно няма да се отнасяте към категорията по един и същи начин за всеки артикул, като по този начин ще победите целта на използването им.

Например, първият елемент, който искате да категоризирате, пишете MS Office. Няколко дни по-късно имате нов артикул за същата категория. Този път пишете, Microsoft Office. Outlook тълкува това като НОВА категория.

Използването на списъка с основни категории гарантира последователност и избягва неправилно изписване.

Присвояване на категории към елементи
Можете да зададете една или повече категории на всеки тип елемент на Outlook. С изключение на формата за имейл съобщения, ще видите поле Категория и бутон във всеки формуляр на Outlook. За да зададете категории на елементите по имейл, трябва да отидете на опциите за имейл, за да намерите полето за категория.

За да присвоите категории по време на създаването на елемента, щракнете върху бутона Категория във формата (или бутона Опции на имейл елемент) и проверете всички категории в списъка Основни категории, които се прилагат; след това щракнете върху OK. Отворете всеки съществуващ елемент и продължете както е описано по-горе, за да добавите категория след създаването.

Можете да зададете категории за умножаване на елементи в списък. Изберете всички елементи, към които искате да зададете едни и същи категории. Щракнете с десния бутон върху синия избор и изберете Категории от менюто за бърз достъп. Проверете всички приложими категории; след това щракнете върху OK.

Премахване на категории от елементи

Отворете елемента, от който искате да премахнете категорията. Кликнете върху бутона Категория и премахнете отметката за избор от категорията, която искате да премахнете. Можете да премахнете категории от няколко елемента в списък, като предварително изберете групата от елементи; избор на категории от контекстното меню с десния бутон на мишката; премахнете избора на категориите, които искате да премахнете; след това щракнете върху OK.

Намерете всички елементи

Използвайте командата Advanced Find от менюто Edit, за да намерите всички елементи от категорията. В диалоговия прозорец Разширено търсене:

- Изберете „Any Type of Outlook Item“ от падащото меню за полето за търсене
- Проверете дали личните папки се показват в полето In: Outlook ще се оглежда във всички папки, които имате в личните си папки. Можете да кликнете върху „Преглед“, за да стесните търсенето до избрани папки.
- Кликнете върху раздела Още възможности за избор
- Кликнете върху бутона Категория
- Изберете категорията (ите), която искате да намерите
- Кликнете върху OK

Всички елементи с избраната от вас категория ще се покажат в прозореца Намиране. Можете да ги отворите, за да видите детайла, като щракнете два пъти върху елемента, който искате да отворите.

Можете да запазите търсенето, за да бъдете изтеглени по-късно. Кликнете върху File / Save Search, изберете папката, в която искате да съхранявате търсенето, дайте името на файла за търсене и щракнете върху Save. Типът файл трябва да бъде Office Saved Searches и файлът ще съдържа разширение на файла .oss. За да отворите запазено търсене, щракнете върху File / Open Search, намерете търсенето, което искате да отворите, изберете го и щракнете върху OK. По време на събитието Open, Outlook ще извърши ново търсене въз основа на критериите, зададени в запазеното търсене.

Печат на ВСИЧКИ елементи в категория

След извършване на търсенето можете да отпечатате всички намерени елементи. Изберете всички файлове в прозореца за търсене (Редактиране / Избиране на всички или чрез избор на мишка). Щракнете с десния бутон върху синята област за избор и изберете печат от менюто за бърз достъп.

Изберете стила на печат, който искате:

- Style Style отпечатва само списъка с намерени елементи
- Memo Style отпечатва съдържанието на елементите

Изберете други опции за печат според нуждите; след това кликнете върху бутона за печат, за да изпратите документа на принтера.

Ако сте активен потребител на Outlook и използвате повечето функции извън електронната поща, помислете за използването на категории, за да поддържате организираните си елементи в Outlook.

Инструкции Видео: -40% на цяла категория мека мебел, разбира се! (Април 2024).