Лесен начин да организирате жизнените си документи

• Април 20, 2024

Преди няколко седмици ми хрумна, че ако някога трябва да напусна спешно къщата си, няма да мога бързо и лесно да взема най-важните си документи, като застрахователни документи, обща информация за финансовите сметки и други неща, от които се нуждая, ако се случи истинска катастрофа. Разбрах също, че няма да е лесно за другите да намерят тази информация, ако по някакъв начин съм неработоспособен.

Не че документите ми по принцип не са били организирани, а че решаващите документи са част от по-голяма и не изцяло преносима система. (Не бих се замислил да извадя чекмеджето си за подаване, ако бягам от къщата.) Затова бях щастлив, че попаднах на продукт, който обеща да направи сравнително безболезнено да организирам ключовите си документи: Securita Vital Records PortaVault. Подложих го на изпитание и ето какво мислех за него.

Какво е
PortaVault е система, състояща се от калъф с платно с цип, свързващо устройство с три пръстена, разделители на секции с информация какво да съхранявате във всяка категория, пластмасови ръкави на протектор за документи, отпечатани етикети, за да идентифицирате какво поставяте в ръкавите, малко платно калъф и предварително отпечатани формуляри с място за информация като аварийни контакти, медицински истории и планиране на бедствия. Свързващото вещество също има презрамка и пластмасов „дъждобран“.

Как работи
PortaVault е предназначен да съхранява неща като завещания, удостоверения за раждане, информация за финансовите сметки, застрахователни полици и информация за предписване на лекарства - накратко, всичко, което е вероятно да се наложи в спешен случай или което може да се наложи на други хора, ако станете неработоспособни. Разделителите на секции - Планиране и контакти, Идентификация и фамилни записи, Здраве и медицина, Финанси и имущество, Застраховане и Планиране на недвижими имоти и Данъци - предоставят насоки за документите, които трябва да се съдържат във всеки раздел, колко често да актуализирате своите записи, и как да гарантирате, че сте подготвени в случай на спешност.

Докато съхранявате документи в протекторните ръкави на PortaVault, добавяте предварително отпечатан етикет към всеки ръкав, за да идентифицирате какво има в него. (Има и адаптивни етикети също за всичко, което вече не е отчетено в предварително отпечатаните версии.) Също така си струва да попълните формулярите във всеки раздел, така че информацията, която иначе може да бъде разпръсната - медицинска история, важен контакт номера, списък на вашите ценности и колекционерска стойност и т.н. - се съхранява на едно място.

Колко дълго ще отнеме
Прекарах малко повече от два часа, като се запознах със системата, прочетох разделителите на секции и други инструкции, попълних формулярите и прехвърлих нещата в ръкавите на защитника на записа и етикетирането им. Ако използвате системата за записи на цялото семейство, вероятно ще ви трябва малко повече време, както бихте направили, когато документите ви не са били в доста добър ред, когато стартирате. Разбира се, можете да настроите системата малко по малко в продължение на седмица и това вероятно няма да ви отнеме повече от 15-30 минути на ден.

Защо ми харесва
Не съм особено голям фен на пакетираните системи за подаване на файлове като цяло. PortaVault обаче беше изключение от правилото. (И за протокол, нямам интерес към продукта или към компанията-майка.) За начало, тъй като тук има много по-малко категории, отколкото при много други системи за подаване, намерих по-лесно и по-малко фрустриращо използването. Харесва ми и факта, че е лесно да се „отмени“ стандартните препоръки за това къде да съхранявате нещата: ако смятате, че информацията за вашия акаунт в IRA трябва да влиза в „Финанси и имоти“, а не в „Планиране на данъци и имоти“, поставете я там и направете забележка на Формуляр за търсене на документи на системата.

Бях впечатлен и от вниманието на PortaVault към малки (но потенциално важни) детайли. Втулките на протектора за документи са плисирани по външния ръб, което улеснява съхраняването на обемисти документи, без ръкавите да се къдрят отстрани. Свързващото вещество се изтегля от кутията на платното, така че да се работи лесно с него. Предварително отпечатаните формуляри са ясни и логични. Малкият калъф с цип (който сам се закача в свързващото вещество) е добро място за допълнителни ключове, пари, компютърни цип дискове и други малки предмети, които лесно се губят. А самият по-голям калъф се затваря напълно, водоустойчив е и има здрава дръжка по гръбнака.

Няколко заключителни бележки
Както при всяка система, PortaVault изисква известни усилия: трябва да отделите време, за да съберете документите си, да попълните формулярите и да поддържате актуална информацията в системата. В крайна сметка, хващането на свързващо вещество, пълно с остарели и неточни записи, ще ви донесе толкова малко полза, колкото да вземете нищо.Също така трябва да сте сигурни, че PortaVault е на сигурно и лесно достъпно място - такова, познато на всички от вашето домакинство; ако е прибран в задната част на килера или скрит на място само вие знаете, ще бъде много по-трудно да се свържете, когато е необходимо.

След като положих усилия да настроя системата и да я сложа на логично място, установих, че има огромна тежест от раменете ми. Надявам се земетресение, пожар или друго бедствие никога да не ме остави да избягам от къщата си за миг или да стана неработоспособен, но ако някое от тези неща трябва да се случи, знам, че най-важните ми документи са в ред и готови да тръгнат. Това е усещане за спокойствие и удовлетворение, силно препоръчвам.

За да научите повече за PortaVault, посетете //www.securitaonline.com/products.htm.

Инструкции Видео: УМНИ ТРИКОВЕ за поддържане и съхранение на дрехи (Април 2024).