Намалете струпването с Going Digital, Част 2: Хартия

• Април 25, 2024

В първата част на тази поредица разгледахме начините, по които дигиталността с вашата музикална колекция може да ви помогне да се освободите от претрупването и да се наслаждавате повече на музиката си. Но купищата CD и касетни ленти рядко са най-голямото главоболие; това разграничение попада най-често на документи, особено на онези, които трябва да поддържаме за данъчни или правни цели. Тази седмица, след това, ние ще проучим как цифровите технологии в областта на хартията могат да направят воденето на нужните записи по-малко данъчно облагане и по-ред.

Основите
Най-честата причина, че повечето от нас водят документи като разписки, сметки, декларации за комунални услуги и т.н., е защото има вероятност IRS да ги поиска, ако някога сме се изправили пред данъчна ревизия. Всъщност воденето на записи е сериозен бизнес и е важно да разполагате с необходимите подкрепящи документи, докато IRS казва, че ги съхранявате. (За преглед на данъчната отчетност вижте връзката по-долу.)

Това каза, колко от нас всъщност ще могат бързо и лесно да си осигурят документация, свързана с данъците, ако ни поискат? Колко би трябвало да копаят в планините на несвързани документи? Колко от нас скърцат със зъби, просто си мислят за справяне с чекмеджето / кутията / гърба на килера, където (според нас) се съхранява цялата тази документация? Дигитализирането на записите, които трябва да съхранявате, може да извърви дълъг път, за да ви позволи да се съобразите с IRS, без да се налага да се отказвате от разума си в процеса.

Ползите
Сега американският закон позволява на цифровите копия на записи, свързани с данъците, да присъстват за много от нещата, които използвахме да съхраняваме на хартия, включително разписки за разходи, сметки и извлечения. Съхраняването на важни документи като тези в цифрова форма не само спестява много място, но също така може да улесни световете бързо да намерите това, от което се нуждаете, и да поддържате своите записи организирани. Плюс това може би никога повече няма да се наложи да предадете кутия за обувки, пълна с разписки на вашия данъчен подготвител, април!

Важно е да се отбележи, че някои документи винаги трябва да се съхраняват в оригиналния им формат на хартия, включително завещания, заглавия, свидетелства за раждане и много ипотечни документи. Въпреки че винаги можете да създавате дигитални копия на тези документи, не забравяйте да държите оригиналите на сигурно място. За повече информация относно това, което трябва да съхранявате на хартия, попитайте вашия адвокат, CPA или данъчен специалист.

Приготвяме се да започнем
Всичко, което наистина трябва да дигитализирате документите си, е скенер, който автоматично ще прехвърля копията на каквото и да сканирате на вашия компютър. Разбира се, скенерите се различават значително по цена и качество; ако планирате да използвате своите често - особено за създаване на цифрови документи - си струва да инвестирате в такъв, който е лесен за употреба и ще се задържи с течение на времето. В идеалния случай потърсете скенер, който ще генерира PDF файлове на документите, които произвеждате, а не файлове с изображения като .jpgs.

(Ако вашата документация е особено тежка за получаване, може да помислите за новия скенер на NeatReceipts. Този приспособление ви позволява да сканирате вашите разписки, а също така предлага софтуер, който ще анализира и категоризира разходите ви. Въпреки че не е евтин, това може да бъде полезно. покупка, ако мисълта за ръчно въвеждане на още една разписка във вашата счетоводна програма ви изпраща крещящи - или ако самата мисъл за счетоводна програма ви изпраща крещи.
Вижте скенера за чисти касови бележки тук.)

В допълнение към добрия скенер има смисъл да настроите организирана система за архивиране на вашия компютър. Сканирането на документи и съхраняването им в някакъв тъмен и непознат ъгъл на твърдия ви диск ще бъде също толкова умопомрачително, колкото и да се опитвате да ги оправите в препълнено чекмедже. Помислете за създаване на специална папка, наречена „Разходи“ (или „Важни документи“, или каквото и да е име има смисъл за вас); в него създайте допълнителни папки за различните видове документи, които ще съхранявате там: извлечения за кредитни карти, разписки, paystubs и т.н.

Поддържане на вашия прогрес
Всеки път, когато сканирате документ, уверете се, че и двете му дадете име, което ще улесни намирането му (вместо стандартния Scan001.pdf скенерът вероятно ще го извика) и след това го запазете в правилната папка.

Също така ще искате да внимавате редовно да архивирате тази информация, независимо дали на диск, външен твърд диск или USB ключ (което е приблизително за размера на палеца ви и се включва в USB порта на вашия компютър ). Мислете за това като за цифров еквивалент на съхраняване на важни документи в сейф или заключено чекмедже.

След като сканирате документите си и ги съхраните безопасно на вашия компютър, можете да се отървете от много от оригиналните си документи. (Отново, когато се съмнявате в това, което трябва да съхранявате на хартиен носител, консултирайте се с адвоката си или CPA.) Умно е да раздробявате всичко, което има идентифицираща информация върху него - квитанции, които показват информацията за вашата кредитна карта, извлечения, които изброяват номерата на сметките, и абсолютно всичко с вашия номер за социално осигуряване - вместо просто да го пуснете в кошчето за рециклиране.

Дигитализирането на съществуващите документи може да бъде чудесен начин за намаляване на главоболието на хартия, като същевременно улеснява намирането на това, което ви е необходимо, когато имате нужда от него. Със скромна инвестиция на време, инструменти и усилия може просто да откриете, че сте в състояние да изпразните това проблемно чекмедже за файлове завинаги.

Инструкции Видео: Exposing Digital Photography by Dan Armendariz (Април 2024).