Управление на списъци - Excel

• Април 19, 2024

Excel предоставя някои мощни инструменти за управление на списъци. С тези инструменти можете:
• Вид
• Филтър
• Намирам
• Валидиране на записи
• Създаване на Sub-total
• Категоризирайте като използвате Group и Outline
• Обобщете с помощта на въртящи се таблици

Накратко, тези инструменти предоставят средства за мощен и смислен анализ на вашите данни. Имайте предвид обаче, че Excel не е инструмент за управление на база данни и следователно използването му трябва да бъде ограничено до управление на списъци с данни.

Подобно на база данни, списъците в Excel са организирани в редове, представляващи запис на информация, и колони, представляващи полета с всеки запис в списъка, съдържащ подобна информация. Има определени стандарти, които трябва да се прилагат към списък на Excel, за да се оптимизира ефективността на инструментите за данни, както следва:

• Започнете всеки нов списък на отделен работен лист.
• Избягвайте да поставяте данни, които не са в списъка, на работния лист на списъка. Когато е необходимо за целостта на списъка, поставете критични данни над или под списъка с поне един празен ред между списъка и други данни.
• Започнете списъка, като добавите етикети на колони. Изберете форматиран стил, различен от формата на данни, така че Excel да може да интерпретира границите на списъка.
• Не разделяйте данните от етикетите на колоните, като вмъквате празен ред или като използвате ред, съдържащ пунктирана линия, звездичка или друг вид символи без данни. Използвайте функцията за форматиране на границата на клетката, за да визуално разграничите колоната етикети и данни.
• Всяка колона трябва да съдържа един и същ тип данни за всеки запис в списъка ви.
• Не смесвайте типове данни в колона. Например, всички парични данни трябва да се въвеждат като числа и да се форматират по желание, някои от записите не трябва да използват текст като „Два долара“
• Не поставяйте празни редове или колони в списъка си. Excel интерпретира границите на списъка, като използва празни редове и колони като определящи граници.
• Подравнете данните в колоните с помощта на инструменти за подравняване на Excel, като центриране, ляво и дясно подравняване и инструменти за отстъп. Водещите и задните пространства в клетката с данни ще повлияят на функциите за сортиране и филтриране.
• Използвайте командите под-общо, групови и контурни, за да създадете прекъсвания на категориите във вашите данни. Не вмъквайте ръчно редове от общ размер и не използвайте празни редове, за да създадете прекъсвания на категорията.

След като списъкът ви бъде създаден, можете лесно да добавите данни в края на списъка. Excel ще разшири формулите и форматирането до новите данни, стига предишните три реда да съдържат формули и формати. Най-добре е да добавите данните в долната част на списъка и да прибягвате или добавяте отново при необходимост. Ще трябва да премахнете всички сумарни суми, групировки или филтриране, преди да прибегнете до списъка си, след като добавите нови записи. След като новите данни са включени и сортирани по подходящ начин, след това можете да приложите отново всички сумарни групи, групи или филтриране, които са необходими.

Управление на списъците е един от най-мощните инструменти, които Excel предлага на потребителите. Да се ​​научим да организираме най-ефективно данните, за да се възползвате от предлаганите инструменти, струва време.

Инструкции Видео: Поля и элементы управления в Excel (Април 2024).