Прости стъпки към ефективна система за подаване

• Април 24, 2024

Тази статия е откъс от новата ми електронна книга, Ръководство за организиран живот за организиране на документи и файлове.

Крайъгълният камък на повечето системи за управление на хартия е набор от файлове, които могат да съхраняват и категоризират важната за вас информация. С няколко основни консумативи и няколко лесни стъпки създаването на система за картотекиране (или актуализиране на съществуваща) може да бъде сравнително бърза и безболезнена задача, особено ако вече сте отсекли нежелани и ненужни документи. Ето как да създадете вашите файлове във форма.

Какво ще ви трябва:

• Празни файлови папки. Препоръчвам да използвате както вътрешни (или манила) файлови папки, така и висящи папки, но ако сте натиснати за място, можете да използвате само една или друга.
  
• Лепящи бележки. Стандартният размер 3 на 3 инча е идеален, тъй като ви дава достатъчно място за писане.
  
• Писалка или молив.
  
• Чиста хартия или празен текстообработващ документ да записвате бележки за категориите за подаване, които ще създавате и какво принадлежи във всяка.
  
• Всички файлове, които вече сте създали, независимо дали те са част от система за подаване, която вече имате, или папки, които сте създали, докато заделяте хартии, които да запазите по време на процеса на сортиране и плевене.
  Чанти или кошчета за рециклиране и раздробяване, само в случай, че попаднете на нежелани или ненужни документи, които все още дебнат.
  

Какво да правя:

1. Съберете всички документи, с които ще работите заедно, на едно място. Ако актуализирате съществуваща система за подаване, вие изпреварвате играта.
   
2. Вземете хартия от върха на стека си и направете едно от двете неща с нея:
   
   
   
   • Ако е свързана с категория файл, която вече сте създали или файл във вашата съществуваща система, добавете го в тази папка.
     
   • Ако принадлежи към нова или отделна категория, поставете я в празна папка с файлове и използвайте лепкава бележка, за да дадете на тази папка временен етикет.
     
   
   
3. Докато поставяте документи в папки, начертайте бележка на празния си лист или в текстообработващия си документ за това какво е хартията и къде сте я поставили. Например, можете да напишете „Автозастрахователна полица - в папка за кола“ или „Информация за полета за пътуване до Сан Франциско - в папка за предстоящи пътувания“. Тези бележки ще ви помогнат да запомните къде сте скрили нещата и също така ще ви помогнат да създадете карта с файлове, когато сте готови да настроите системата си.
   
4. Повторете тези стъпки с всяка хартия в стека си. Ако актуализирате съществуваща система за архивиране, прегледайте документите във всяка папка, за да определите дали те принадлежат в тази папка или другаде и дали етикетът на категорията в папката все още е точен. Преместете нещата в други папки и актуализирайте етикетите си, ако е необходимо.
   
5. След като сортирате и категоризирате всичко в папки, погледнете назад през папките. Има ли смисъл категориите и етикетите? Има ли папки, които трябва да бъдат консолидирани? Всичко, което трябва да бъде разделено на по-малки категории?
   
6. Когато сте доволни от създадените от вас категории, маркирайте папките си. Можете да пишете на ръка или да отпечатвате етикети или да ги създавате с производител на етикети.
   
7. Поставете папките в чекмеджето, кутията или кошчето, което използвате, за да ги съхранявате. Организирайте вашите файлове по начин, който има смисъл за вас въз основа на начина, по който ще ги използвате. Например, можете да ги поръчате азбучно или хронологично или да поставите папките, които най-вероятно ще използвате най-отпред, с по-рядко достъпни файлове отзад.
   
8. Напишете вашата карта с файлове. Този списък, въз основа на бележките, които направихте за създадените от вас категории за съхранение и какво сте запазили във всяка категория, ще ви помогне да запомните какво има къде. Съхранявайте копие на вашата файлова карта в предната част на чекмеджето на файла или в папка на работния плот на компютъра, така че да е лесен за достъп, когато трябва да намерите нещо във вашите файлове.
   
9. Възхищавайте се на вашата актуална, функционална система за подаване!
   

Инструкции Видео: О Духовной Благодати (Април 2024).