Писане на доклади, наръчници, ръкописи и научни трудове

• Април 23, 2024

Работата с дълги документи може да бъде скучно да се организира, но MS Word предлага няколко функции, които можете да използвате за управление на процеса. Много от тези функции могат да се използват заедно в различни методи, за да направите проектите си по-управляеми.

Отметки (Хипервръзки)
Отметките (хипервръзки) във вашия документ са полезни, когато вашият документ съдържа допълнителна информация по дадена тема. Например: в ръководството за продукта за камера. В началото на ръководството обсъждате къде е разположен бутонът за компенсация на експозицията на камерата. Можете да поставите отметка в раздела на ръководството, където обсъждате как да настроите компенсацията на експозицията. Тази техника позволява на читателя бързо да премине към секцията на документа, където може да получи повече информация за функцията.

Препратка към препратки
Подобно на отметка, кръстосаното позоваване позволява на читателя да прескочи на друго място в документа, където може да намери повече информация по темата. Препратките могат да се правят на фигури, отметки, надписи, заглавия, номерирани абзаци, номера на страници и др. Красотата на тази функция е Word няма да ви позволи да се позовавате на страница или заглавие, които не съществуват в документа.

Очертаване
Работата с функцията за очертаване на документа изисква използването на последователни заглавия в целия ви документ. Това работи добре, когато имате основни категории с поредица от подзаглавия. Например, може да имате заглавие на глава с няколко раздела в главата. Всеки раздел може да има няколко теми, създаващи йерархия на заглавията. Този метод работи най-добре, когато присвоите стилове на всяко от нивата на заглавието. Изгледът на очертанията ви позволява да свивате документа до нива на заглавие, за да получите моментална картина за това как всеки от секциите тече. В изглед на очертания можете да прецените дали документът е логично написан. Функциите в изгледа „Очертание“ също ви позволяват да манипулирате оформлението, като демонирате и насърчавате нивата на заглавия, както и да пренареждате документа.

Основни и поддокументи
Ръкописите изискват по-мощен инструмент, който Word предоставя с функцията Master и SubDocuments. Ще използвате тази функция за организиране на големи проекти, като ръкопис на книги. С този инструмент можете да разделите големия проект на по-малки по-управляеми поддокументи. Основният документ се свързва към свързаните поддокументи, така че когато са направени промени в поддокумента, основният документ също се актуализира и обратно. Всеки от поддокументите е свързан с хипервръзка в основния документ, което ви позволява да стартирате поддокумент от основния документ. Поради връзката можете да създадете съдържанието, индексирането, препратките, заглавките и долните колонтитули, които да се прилагат към всички поддокументи направо от основния документ.

Цифри, графики и таблици
Учебните работи често използват фигури, графики и таблици, за да илюстрират точки, които се правят в текста. Таблица с фигури, графики, таблици и т.н. може да бъде много полезна за вашите читатели. Тази функция автоматично ще създаде таблицата подобно на съдържанието. Ключът към използването на тази функция е вмъкване на надписи върху всяка фигура, графика и таблица, които искате да включите в референтната таблица. Има няколко опции за форматиране на таблицата, включително възможност за показване на номера на страници, подравняване на номерата на страниците, показване на етикети и числа и лидери на раздели.

Съдържание (TOC)
Съдържанието е най-полезно в справочните ръководства. Читателите оценяват наличието на TOC, за да им помогнат да намерят информацията в документа, която е най-важна за тях. Създаването на съдържанието в Word е момент, при условие че сте били последователни в прилагането на стилове към заглавията и други части на документа, които искате да сте включили в съдържанието. Когато вашият документ съдържа няколко нива на заглавия, TOC трябва да бъде ограничен до първите три нива на заглавие, в противен случай може да стане твърде сложен, за да бъде полезен. Като цяло, вие ще установите TOC в отделен раздел от вашия документ в началото на вашия документ. Създаването на отделен раздел ви позволява да започнете да номерирате съдържанието на документите на страница 1, без страниците на TOC да усложняват номерирането на страниците. Можете да комбинирате TOC с отметки или хипервръзки, така че читателите да прескачат посоката към желаната тема.

Индексирането
Индексирането на референтен документ е много полезно. Включването му в документ помага на читателите лесно да намерят концепции и конкретни теми. Обикновено е в раздел в задната част на документа и предоставя препратка към страници за ключови идеи, съдържащи се в документа. Тази функция е лесна за използване, но трудната задача за писателя е да определи кои са подходящите думи, теми или понятия за индексиране. Добрият индекс е добре обмислен. За да използвате тази функция ефективно, всяка дума или заглавие, което се съдържа в индекса, трябва да бъде маркирано в документа. В зависимост от дължината на документа, това може да бъде досадно упражнение, но добре си заслужава за вашите читатели.

Бележки под линия и бележки под линия
Друга трудоемка задача в дълъг научен или справочен документ е управлението на бележки под линия и крайни бележки. Характеристиките на бележките под линия и крайните бележки на Word улесняват номерирането и форматирането на тези критични справки, но трябва правилно да изброите авторите, произведението, издателя и датите за публикуване за всяка справка. Всяка бележка под линия и бележка под линия във вашия документ трябва да бъде маркирана по подходящ начин. Word обаче поема задачата да вмъкне бележката под линия или бележката в подходящия ред и местоположение в документа.

Инструкции Видео: Антоний Петров Димов и Наръчник за творческо писане (Април 2024).