Време ли е да изчистите вашата електронна поща?

• Може 5, 2024

Независимо дали работите от вкъщи или работите от 9 до 5 извън дома, можете да използвате входящата си поща за архивиране на някои от съобщенията си. Ако използвате входящата си поща за архивиране, следете колко налично хранилище са ви останали.

Имейлите с големи прикачени файлове могат да заемат много място. Въпреки че много налични имейл акаунти увеличават капацитета за съхранение за потребителите, добре е да се справите с това, което спестявате. Понякога „спешно или сладко“ напред се записва, защото смятате да го изпратите на приятел или да го прочетете, когато имате време. Месеци по-късно го откривате и осъзнавате, че не е много сладък, нито е спешен. Ако не се наслаждавате на препратени съобщения, помолете приятелите си да не ги изпращат или просто да ги изтриете.

Вместо да оставяте съобщение във входящата си поща, може да искате вместо това да направите папка. Помислете за създаване на папки с архивни файлове онлайн за важен имейл.

Когато изчиствате личния имейл, запитайте се кога за последен път имах нужда или съм го използвал? Ако смятате, че е важно, но не сте го използвали от 6 месеца, архивирайте го. Всички или повечето имейл системи имат капацитет да съхраняват големи файлове. Ако имейлът е от шефа ви, направете папка с нейното име и съхранявайте елемента там. Ако това е обща бележка, потвърждаваща среща, и срещата се е състояла, бележката може вече да не е необходима, тъй като ще имате имената на темата, датата, часа и присъстващите в календара си. Много компании имат правила и разпоредби за това колко дълго трябва да се съхраняват документите. Същите правила могат да важат за имейл. Затова прочетете правилата и разпоредбите, преди да натиснете бутона за изтриване.

Някои хора обичат да спестяват всичко, а други просто не искат да се занимават с изхвърляне на това, което не искат. В крайна сметка и двете практики могат да доведат до едни и същи проблеми, които причиняването на пакет в света на тухлите и хоросаните - проблеми с пространството и струпването. Ако откриете, че не можете да си спомните защо запазвате даден артикул, това може да не е важно. Направете различен архивен файл за такива елементи, внимавайте да не хвърляте нищо и всичко в тази тъмна дупка.

Лесен начин за категоризиране на имейлите за архивиране е с помощта на функцията за търсене, за да изтегляте списъци с имейли по тема или собствено име. Ако Антъни Паркс изпрати имейл относно проекта Хамилтън, потърсете Антъни Паркс или Хамилтън. След като получите имейлите, направете папка под името на проекта или името на индивида.

Запазвате ли определени входящи букви или формуляри, защото харесвате формата или потока на езика в документа? Добре е да подготвите черновата възможно най-скоро и да я поставите в папката „Чернови“ веднага.

Малко поддържане на имейл може да поддържа вашите файлове за електронна поща подредени и без затруднения.

Инструкции Видео: 3. Електронна поща, получаване и изпращане. (Може 2024).