Създайте график и се придържайте към него!

• Може 15, 2024

След като работех за много малка фирма и както при всеки малък бизнес, от мен се изискваше да нося много шапки. Тъй като бях Джейн на всички сделки (правех малко маркетинг, прием, писане, чиновничество и т.н.), винаги ме дърпаха в няколко различни посоки. Това не беше първият път, когато се озовах в подобна неструктурирана, но взискателна работна ситуация, но за първи път се справих с благодатта на ситуацията. Аз бях там само един ден - всъщност половин ден - преди да ми се доверят да работя по най-важните им документи и мина около месец, преди да контролирам всички аспекти на работата си.

Моята тайна? Създадох график и без значение какво се придържах към него. Ето как го направих. Можете също да използвате тези техники, за да съставите график за себе си у дома.

Направете наблюдения.

Първото нещо, което направих, когато започнах работата, беше да наблюдавам какво става около мен. Откъде дойде работата ми? Колко често получавах тази работа? Какви бяха крайните срокове?

Това, което търсех и се опитвах да преследвам, бяха рутинните задачи - любимият ми вид задача в света, защото след като направите нещо, десет, двадесет, сто пъти можете да го овладеете.

Напишете всичко. Не оставяйте нищо.

Докато правех своите наблюдения, записвах нещата. Знаех, че получавам работа от шефа и около половин дузина други мениджъри съвсем случайно. Никога не знаех какво идва или колко. Имах и текуща маркетингова работа, която разбрах, че ще се наложи да се справя извънредно, тъй като забелязах, че никой не следи напредъка ми в тази област. Тогава имаше два основни доклада, които се дължат месечно. Бинго! Това е, което търсех - рутинната работа. Рутинната работа е прекрасна за изграждане на график наоколо.

Направи списък.

След като направих своите наблюдения, започнах да съставям това, което наричам „Табло за управление“ или „Основен списък“. В този списък разбих всички мои области на отговорност. Следвах философията, която използвам при запълването: използвайте широки категории при подаване, защото е по-лесно да търсите документ в един голям файл, отколкото да сортирате 10 малки файла.

Работата идваше от различни хора, тогава имах собствена работа и двата доклада. Тъй като задачите бяха толкова разединени, консолидирах се. Шефът имаше своя категория в горната част на моя списък. Събрах мениджърите изцяло под една категория. Моите лични проекти бяха други и докладите бяха под една категория в дъното на моя списък, защото те бяха основата. Това бяха основните ми области на отговорност. Когато имах 20 изключителни неща за правене и телефоните звъняха, а имейлът ми скачаше, беше добре да знам, че в крайна сметка аз нося отговорност само за четири основни области, въпреки че в началото се чувствах като 100!

Направете график.

След като бях с компанията цял месец, успях да съставя обща длъжностна характеристика въз основа на четирите ми основни задължения. Използвах тази информация за разработване на график. Всеки час от деня ми (когато не бях на среща) беше определен за една от зоните ми на отговорност. Например, аз бих насрочила определено време, за да работя над отчетите всеки ден в продължение на около час. Когато работех върху докладите, не работех по маркетинг или нещо друго. Единственото нещо, което ще ме отдалечи от това, което бях планиран да направя, е молба от шефа или сериозна спешна ситуация. И ако имаше прекъсване, щях да се справя с него и след това да се върна отново към работата по докладите.

Работейки по този начин - като назначих конкретни задачи в конкретни времеви рамки - успях да свърша цялата си работа. Това, което направих, беше да превърна описанието на длъжността / зоната на отговорност в доклад за състоянието, което всеки ден ще изпращам по имейл на притежателите на акции, така че те да знаят къде съм по всичките си проекти.

Придържай се!

Все още използвам този стил на работа, когато пиша у дома. Разбивам работния си ден по публикация или уебсайт. Планирам парчета време, за да се посветя на конкретни проекти и освен ако не се появи сериозна спешна ситуация, не гледам от графика.

Например, онзи ден работех върху статия за coffebreakblog (според моя график), когато забелязах имейл, който чаках във входящата си поща. Изкушавах се да отворя имейла, но това беше за статия, за която писах различно уебсайт, а не coffebreakblog. Вече свърших планираната работа за този уебсайт по-рано през деня и не бях планиран да работя върху него отново до следващия ден. Въпреки че наистина исках да отворя имейла, се въздържах и продължих с работата, която вършех.

Аз не отворих очакваното имейл чак след 12 часа, когато бях планиран да го направя.

Може да има моменти, в които планирате да работите по проект, но не можете да чакате нещо и не можете да продължите напред, докато не го получите. В такъв случай правя нещо, което е свързано с проект. Ако не мога да работя по месото на даден проект, винаги мога да направя домакинско домакинство. Мога да започна да съставя фактура, мога да замислям други идеи, за да насоча към редакторите в бъдеще, мога да изправя компютърните си файлове и така нататък.

Много специалисти с множество отговорности често се оказват несигурни какво трябва да правят във всеки даден момент.Наличието на график ви помага да вземете тези трудни решения. Освен ако няма спешна ситуация, просто правите това, което следва в графика ви.

Инструкции Видео: Learn Python - Full Course for Beginners [Tutorial] (Може 2024).