Организиране на електронна поща - сортиране и плевене

• Април 29, 2024

Електронната поща може никога да не ви затрупва физическото пространство, както пощенската поща може, но въпреки това може да бъде причина за стрес, неудовлетвореност и главоболие, когато се трупа. Получавайки контрол над електронната си поща, можете да помогнете да се гарантира, че тя ще стане инструментът, който е предназначен да бъде - този, който ви поддържа връзка и информиран - без да причинява преумора.

Първата стъпка към създаването на функционална система за организиране на вашата електронна поща е, разбира се, премахване на съобщенията, които вече не искате или не се нуждаете. Ето няколко критерия и указания, които ще ви помогнат да намалите вашата пощенска кутия и да се отървете от цифровата суровина.

Къде да започна
Често е най-лесно и най-ефективно да започнете със сортиране и плевене на най-старите си имейл съобщения, тъй като най-малко вероятно е да бъдат навременни и уместни и много от тях може да са остарели. Ако имате много голямо изоставане от електронна поща, може да искате да създадете обща папка Backlog, която да държи съобщенията, които искате да сортирате, така че да не претрупват вашата пощенска кутия и да стават непосилни.

Препоръчвам да започнете с 20-30 минути сортиране, което по принцип е достатъчно, за да можете да постигнете известен напредък, но не толкова много, че да се отегчите или износите. Ако все още сте вдъхновени, продължете с това; в противен случай си направете почивка и се върнете за още около 20 минути.

Създаване на насоки
Както когато корите други видове неща, полезно е да имате някои насоки отпред за това, с което сте готови да се разделите и какво искате да запазите. Ето някои от типовете имейл съобщения, които изтривам, когато коля:

• Съобщения, които не исках да получавам на първо място (спам, разбира се, но и бюлетини, за които не съм се регистрирал, нежелани препращания и т.н.)
  
• Съобщения с неактуална информация (за, да речем, събития, които вече са преминали)
  
• Информационни съобщения (като бюлетини) Вече прочетох и едва ли ще ги прочета отново
  
• Информационни съобщения, които не съм чел, са на повече от 2 месеца
  
• Съобщения, с които съм обезмаслил и не искам или не трябва да правя нищо
  
• Съобщения, чиято информация е достъпна другаде
  
• По-ранни версии на съобщения, които са станали част от по-дълги теми (тоест, ако клиент изпрати съобщение, на което аз отговорих, и след това клиентът отговори на мен, ще запазя само това най-ново съобщение - което има и трите бита на кореспонденция в него)
  

Изтрийте го!
С вашите указания в ръка прегледайте съдържанието на входящата си поща с пръст над клавиша Изтриване на клавиатурата си, готов за изхвърляне. Тъй като толкова много имейли са склонни да се задържат, колкото напомняния за нещата, които трябва да направите, опитайте се да направите това упражнение със списъка си To Do от ваша страна; когато попаднете на съобщение, което сте запазили само защото ви напомня за нещо, за което трябва да се погрижите, напишете тази задача в списъка си To Do и след това изтрийте съобщението (или най-малкото го преместете от вашата пощенска кутия в папка).

Докато сортирате, опитайте се да не се захващате твърде много от съдържанието на съобщенията: ако има дълги имейли, които искате да прочетете, например, прескачайте няколко реда, за да сте сигурни, че си заслужавате да ги запишете, и след това ги преместете в a Да четете папка във вашата програма за електронна поща. Също така бъдете нащрек за разсейване, като например щракване върху връзка в съобщение и след това да се увлечете в инструментариума около онлайн. Ако трябва, създайте папка за Сайтове, които да посещавате и съхранявате там всякакви съобщения с информация за нещата, които искате да проверите онлайн.

Докато работите, мислете за своята пощенска кутия като за физическа входяща кутия на бюрото си: в идеалния случай тя трябва да съдържа само онези съобщения, които все още не сте прегледали или над които активно работите. Изчистването на нещата, от които вече не се нуждаете, и преместването в папки всичко, което искате да запазите като референтно, ще улесни получаването на справка за това, което е наистина активно и актуално за вас.

В следващата статия от тази поредица ще разгледаме начините за съхранение и организиране на имейл съобщенията, които решите да запазите. Тази седмица отделете известно време, за да създадете свои собствени указания за сортиране и плевене, а след това да ги поставите, за да използват разграждане на вашата пощенска кутия.

Инструкции Видео: Белослатински Двукачулен Гълъб - Beloslatin Double Crested Tumbler - 11 (Април 2024).